Dòng tiền của hộ kinh doanh thường lên xuống theo mùa vụ, nên khoản tiền chưa dùng đến cần được phân bổ có kế hoạch. Bài viết trình bày cách chia dòng tiền nhàn rỗi thành vốn quay vòng, quỹ dành cho nghĩa vụ thuế và phần tiền gửi sinh lời.
1. Xác định phần tiền thực sự nhàn rỗi
Trước khi phân bổ, chủ hộ kinh doanh cần tách được phần tiền đang phục vụ hoạt động bán hàng với phần tiền thực sự chưa có kế hoạch sử dụng.
Doanh thu của hộ kinh doanh không đồng nghĩa với tiền nhàn rỗi. Một phần doanh thu sẽ được dùng để nhập hàng, trả lương nhân viên, thanh toán mặt bằng và các chi phí vận hành khác. Chỉ phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản này, cùng khoản dự trù cho chu kỳ kinh doanh tiếp theo, mới là tiền có thể phân bổ.
Cách xác định đơn giản là theo dõi dòng tiền vào và ra của cửa hàng trong vài tháng liên tiếp. Bảng theo dõi này cho thấy tháng nào doanh thu cao, tháng nào chi phí nhập hàng lớn, từ đó ước tính được mức tiền tối thiểu luôn cần có trong tài khoản kinh doanh. Phần vượt trên mức tối thiểu này là tiền nhàn rỗi.
Việc tách tài khoản kinh doanh khỏi tài khoản chi tiêu cá nhân giúp quá trình theo dõi rõ ràng hơn. Khi hai nguồn tiền dùng chung một tài khoản, chủ hộ kinh doanh khó đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh và dễ dùng nhầm vốn cho nhu cầu cá nhân.
Tiền nhàn rỗi là phần còn lại sau khi đã giữ đủ vốn quay vòng cho cửa hàng.
2. Dành riêng quỹ cho vốn quay vòng và nghĩa vụ thuế
Hai nhu cầu cần được ưu tiên trước khi nghĩ đến việc sinh lời là vốn quay vòng cho các tháng cao điểm và khoản tiền dành cho nghĩa vụ thuế.
Vốn quay vòng là khoản tiền dự phòng cho những thời điểm cần nhập hàng nhiều hơn bình thường, chẳng hạn trước mùa mua sắm hoặc khi nhà cung cấp có chương trình ưu đãi. Giả sử chi phí nhập hàng ở tháng cao điểm gấp đôi tháng thông thường, chủ hộ kinh doanh nên giữ sẵn phần chênh lệch này thay vì phải tìm nguồn tiền gấp khi cần.
Khoản thứ hai là quỹ dành cho nghĩa vụ thuế. Hiểu rõ cách tính thuế hộ kinh doanh theo phương pháp đang áp dụng giúp chủ hộ ước tính khoản thuế phải nộp theo từng kỳ và trích trước một phần doanh thu mỗi tháng vào quỹ riêng. Cách làm này giúp việc nộp thuế không làm xáo trộn dòng tiền kinh doanh vào thời điểm đến hạn.
Một số lưu ý khi lập hai quỹ này:
- Quỹ vốn quay vòng nên được giữ ở tài khoản dễ rút để sẵn sàng sử dụng
- Quỹ nộp thuế nên được trích theo tỷ lệ cố định trên doanh thu mỗi tháng
- Hai quỹ nên được rà soát lại khi quy mô kinh doanh thay đổi
Khi hai quỹ này được duy trì đều đặn, chủ hộ kinh doanh không còn phải dùng đến phần tiền nhàn rỗi mỗi khi có nhu cầu nhập hàng gấp hoặc đến kỳ nộp thuế. Phần tiền nhàn rỗi vì thế có thể được sử dụng theo kế hoạch dài hơn, không bị rút ra giữa chừng. Đây là điều kiện cần để bước phân bổ tiếp theo, tức gửi tiền theo kỳ hạn, mang lại hiệu quả như dự tính ban đầu.
3. Gửi phần tiền còn lại để sinh lời theo kỳ hạn phù hợp
Sau khi đã có vốn quay vòng và quỹ nộp thuế, phần tiền nhàn rỗi còn lại có thể được gửi tiết kiệm để sinh lời trong thời gian chưa sử dụng.
Kỳ hạn gửi nên được chọn theo kế hoạch sử dụng tiền của cửa hàng. Khoản tiền dự kiến dùng cho việc mở rộng sau một năm có thể gửi kỳ hạn dài hơn, trong khi khoản cần dùng trong vài tháng tới phù hợp với kỳ hạn ngắn. Chia tiền thành nhiều khoản với các kỳ hạn khác nhau giúp chủ hộ kinh doanh vừa có tiền đến hạn đều đặn, vừa hạn chế phải tất toán trước hạn.
Trước khi gửi, nhiều người thường tìm hiểu lãi suất ngân hàng nào cao nhất để có thêm thông tin tham khảo. Bên cạnh mức lãi suất, chủ hộ kinh doanh nên cân nhắc thêm sự thuận tiện khi giao dịch, khả năng rút trước hạn và việc lựa chọn tổ chức tín dụng được cấp phép, vì đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng tiền trong hoạt động kinh doanh hằng ngày.
Việc rà soát lại phân bổ theo định kỳ, chẳng hạn mỗi quý một lần, giúp các quỹ luôn phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế. Khi doanh thu tăng, phần tiền gửi có thể tăng theo; khi bước vào giai đoạn cần đầu tư thêm, khoản tiền gửi đến hạn sẽ là nguồn vốn sẵn có.
Phân bổ dòng tiền nhàn rỗi theo thứ tự ưu tiên vốn quay vòng, quỹ nộp thuế rồi đến tiền gửi giúp chủ hộ kinh doanh giữ hoạt động bán hàng ổn định, chủ động với nghĩa vụ thuế và tận dụng được thời gian tiền chưa sử dụng. Thói quen theo dõi và rà soát định kỳ là nền tảng để cách phân bổ này phát huy hiệu quả lâu dài.
Kỳ hạn gửi nên khớp với thời điểm cửa hàng dự kiến cần dùng đến khoản tiền đó.
