Góp vốn cùng anh chị em hoặc họ hàng để mở công ty là lựa chọn của nhiều gia đình có sẵn kinh nghiệm buôn bán. Bài viết trình bày cách cá nhân góp vốn chuẩn bị tiền từ tài chính riêng, phân biệt thu nhập cá nhân với lợi nhuận công ty và lưu giữ chứng từ góp vốn rõ ràng.
1. Chuẩn bị phần vốn góp từ tài chính cá nhân
Tình huống thường gặp là hai anh em ruột cùng một người em họ quyết định chuyển cửa hàng vật liệu xây dựng của gia đình thành doanh nghiệp. Mỗi người góp một phần vốn theo tỷ lệ đã thống nhất, nguồn tiền đến từ tiền tiết kiệm, tiền bán một mảnh đất hoặc khoản tích lũy nhiều năm.
Trước khi cam kết số vốn, mỗi cá nhân nên lập bảng tài chính riêng gồm tài sản hiện có, các khoản chi cố định của gia đình và quỹ dự phòng tối thiểu cần giữ lại. Phần vốn góp chỉ nên lấy từ khoản còn lại sau khi đã đảm bảo chi phí sinh hoạt của gia đình trong nhiều tháng, vì doanh nghiệp mới thường cần thời gian trước khi có lợi nhuận để chia.
Khi thành lập công ty TNHH, các thành viên góp vốn chịu trách nhiệm về nghĩa vụ của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp. Đặc điểm này giúp tài sản cá nhân ngoài phần vốn góp được tách biệt về mặt pháp lý, nhưng chỉ phát huy tác dụng khi việc góp vốn và chi tiêu của công ty được ghi nhận rõ ràng ngay từ đầu.
Bảng tài chính cá nhân giúp người góp vốn xác định số tiền có thể đưa vào công ty mà không ảnh hưởng sinh hoạt gia đình.
2. Phân biệt thu nhập cá nhân với lợi nhuận của công ty
Sau khi công ty đi vào hoạt động, doanh thu, chi phí và lợi nhuận thuộc về công ty, không phải tài sản riêng của từng thành viên. Người góp vốn có thể nhận thu nhập từ hai nguồn: tiền lương nếu trực tiếp làm việc tại công ty, và lợi nhuận được chia theo tỷ lệ vốn góp sau khi công ty hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Hai nguồn thu nhập này được ghi nhận khác nhau trên hồ sơ thuế. Công ty có mã số thuế doanh nghiệp riêng, còn mỗi thành viên có mã số thuế cá nhân để kê khai tiền lương và các khoản thu nhập từ đầu tư vốn. Người góp vốn nên tra cứu mã số thuế cá nhân của mình và cung cấp chính xác cho bộ phận kế toán, để các khoản chi trả cho từng người được kê khai đúng tên, đúng loại thu nhập.
Một thói quen dễ gặp trong doanh nghiệp gia đình là thành viên rút tiền công ty để chi việc riêng, rồi ghi nhận sau. Cách làm này khiến sổ sách khó đối chiếu và dễ gây hiểu lầm giữa các thành viên. Nguyên tắc nên áp dụng là mọi khoản thành viên nhận từ công ty đều phải có chứng từ, ghi rõ là lương, chia lợi nhuận hay tạm ứng.
Người góp vốn cũng nên dùng tài khoản cá nhân riêng để nhận lương và lợi nhuận được chia, tách khỏi tài khoản của công ty. Nhờ vậy, mỗi người biết chính xác thu nhập thực tế mà mình nhận được từ doanh nghiệp.
3. Thỏa thuận bằng văn bản và lưu giữ chứng từ góp vốn
Góp vốn giữa người thân thường dựa trên sự tin tưởng, nhưng thỏa thuận bằng văn bản vẫn cần thiết để mọi người cùng hiểu một cách thống nhất. Điều lệ công ty và biên bản họp thành viên nên ghi rõ số vốn từng người cam kết, thời hạn góp, cách chia lợi nhuận và cách xử lý khi một thành viên muốn chuyển nhượng phần vốn.
Việc góp vốn nên thực hiện qua chuyển khoản từ tài khoản cá nhân vào tài khoản của công ty, với nội dung ghi rõ là góp vốn điều lệ. Chứng từ chuyển khoản cùng giấy chứng nhận phần vốn góp là căn cứ xác định quyền lợi của mỗi người, nhất là khi có thay đổi về thành viên sau nhiều năm.
Mỗi năm, khi công ty lập báo cáo tài chính, các thành viên nên cùng xem lại tình hình vốn, lợi nhuận và kế hoạch chia lợi nhuận. Cuộc họp định kỳ này giúp người thân trao đổi thẳng thắn về tiền bạc trong khuôn khổ doanh nghiệp, tách khỏi các mối quan hệ gia đình thường ngày.
Ở phía cá nhân, phần lợi nhuận được chia nên đưa vào kế hoạch tài chính riêng như một nguồn thu không cố định, ưu tiên bổ sung quỹ dự phòng trước khi dùng cho các mục tiêu khác.
Chuyển khoản góp vốn với nội dung rõ ràng tạo căn cứ minh bạch cho quyền lợi của từng thành viên.
Cùng người thân lập công ty TNHH có thể là bước phát triển tự nhiên của việc kinh doanh gia đình. Khi phần vốn góp được chuẩn bị từ tài chính cá nhân một cách cân nhắc, thu nhập cá nhân được tách khỏi lợi nhuận công ty và mọi thỏa thuận đều có chứng từ, các thành viên vừa giữ được sự rõ ràng về tiền bạc vừa giữ được sự gắn kết trong gia đình.
