Đại lý thu mua cà phê nhân quy mô nhỏ cần đủ tiền mặt để trả nông hộ ngay khi cân hàng, đồng thời phải di chuyển giữa nhiều thôn, xã trong mùa thu hoạch. Bài viết trình bày cách ước tính nhu cầu vốn lưu động theo mùa, tính chi phí đi lại theo lộ trình và tổ chức dòng tiền của đại lý.
1. Ước tính nhu cầu vốn lưu động theo từng giai đoạn của mùa thu hoạch
Một cá nhân làm đại lý cà phê ở vùng cao nguyên thường mua cà phê nhân từ các hộ trong bán kính vài chục ki-lô-mét, gom về kho nhỏ rồi bán cho công ty xuất khẩu hoặc đại lý cấp trên. Phần lớn nông hộ muốn nhận tiền ngay khi bán, trong khi đại lý chỉ thu tiền khi giao đủ lô cho bên mua.
Nhu cầu vốn lưu động vì thế thay đổi theo mùa. Đầu vụ, lượng hàng ít và giá cả chưa ổn định nên vốn cần ở mức vừa phải. Giữa vụ, nông hộ thu hoạch rộ, lượng hàng về kho tăng nhanh và vốn cần nhiều nhất. Cuối vụ, nhiều hộ chọn giữ hàng chờ giá nên lượng mua giảm dần.
Để ước tính số vốn cần cho giai đoạn cao điểm, đại lý lấy khối lượng mua trung bình mỗi ngày nhân với số ngày tiền nằm trong hàng, tức thời gian từ lúc trả nông hộ đến lúc nhận tiền từ bên mua. Giả sử mỗi ngày mua khoảng 3 tấn và mỗi lô mất 7 ngày để giao và thu tiền, số vốn cần tương đương giá trị của khoảng 21 tấn hàng.
Đơn giá dùng trong phép tính nên bám theo diễn biến thị trường. Đại lý thường xem giá cà phê trực tuyến mỗi sáng để chốt giá mua với nông hộ và ước tính giá trị hàng tồn trong kho. Khi giá biến động mạnh, giá trị số hàng tương đương 21 tấn cũng thay đổi theo, nên mức vốn dự trù cần được rà lại theo tuần.
Nhu cầu vốn của đại lý thu mua cà phê tăng nhanh ở giữa vụ nên cần được dự trù theo từng giai đoạn.
2. Tính chi phí đi lại theo lộ trình gom hàng
Khác với người mua tại chỗ, đại lý nhỏ thường phải tự đến vườn để xem hàng, kiểm tra độ ẩm, chốt giá và hẹn ngày lấy. Có những ngày đi qua ba, bốn xã chỉ để gom vài tấn hàng, nên chi phí đi lại trở thành khoản cần theo dõi riêng chứ không nên gộp vào chi tiêu cá nhân.
Cách quản lý hiệu quả là lập lộ trình theo cụm. Các nông hộ ở cùng một hướng được hẹn vào cùng một ngày, xe gom hàng chạy một vòng thay vì nhiều chuyến lẻ. Mỗi ngày, đại lý ghi lại quãng đường đã đi và khối lượng gom được, từ đó thấy cụm nào mang lại khối lượng lớn với quãng đường ngắn.
Với xe máy dùng để đi xem hàng và xe tải nhỏ dùng để chở, chi phí nhiên liệu được tính bằng số lít tiêu hao nhân với giá xăng hiện tại. Chia tổng chi phí đi lại trong tuần cho số tấn hàng gom được sẽ cho ra chi phí đi lại trên mỗi tấn, một con số cần cộng vào giá vốn trước khi tính chênh lệch với giá bán.
Khi so sánh chi phí đi lại giữa các tuần, đại lý có thể nhận ra những vùng mua xa nhưng khối lượng ít, từ đó cân nhắc thỏa thuận để các hộ ở đó tập kết hàng tại một điểm chung hoặc gộp với đại lý khác cùng tuyến.
Gom hàng theo cụm giúp đại lý giảm quãng đường và chi phí đi lại trên mỗi tấn cà phê.
3. Tổ chức dòng tiền và thanh toán của đại lý
Dòng tiền của đại lý gồm tiền chi ra cho nông hộ, tiền chi phí vận hành và tiền thu về từ bên mua. Việc giữ toàn bộ tiền này trong một tài khoản riêng cho hoạt động thu mua giúp đại lý biết chính xác số vốn đang có, số tiền đang nằm trong hàng và lợi nhuận sau mỗi lô.
Trả tiền cho nông hộ bằng chuyển khoản ngày càng phổ biến ở vùng nguyên liệu. Mỗi giao dịch có ghi chú tên hộ và khối lượng giúp hai bên đối chiếu dễ dàng, đồng thời giảm lượng tiền mặt đại lý phải mang theo khi đi gom hàng xa.
Đại lý nên đặt một mức vốn tối thiểu luôn phải có trong tài khoản trước mỗi ngày mua. Nếu số dư thấp hơn mức này, lượng mua trong ngày được điều chỉnh tương ứng cho tới khi tiền từ lô trước về. Cách làm này giữ cho đại lý luôn trả nông hộ đúng hẹn và duy trì được uy tín trong vùng.
Sau mỗi mùa, tổng hợp số vòng quay vốn, chi phí đi lại trên mỗi tấn và chênh lệch giá bình quân sẽ cho đại lý cái nhìn rõ về hiệu quả của mùa vừa qua, làm cơ sở để chuẩn bị quy mô vốn cho mùa sau.
Vốn lưu động và chi phí đi lại là hai yếu tố ảnh hưởng lớn đến thu nhập của đại lý thu mua cà phê quy mô nhỏ. Ước tính vốn theo từng giai đoạn của vụ, gom hàng theo lộ trình cụm và giữ dòng tiền trong một tài khoản riêng giúp đại lý chủ động trong mùa cao điểm và trả tiền cho nông hộ đúng hẹn.
